Comment structurer ton OBNL avec un organigramme

Organigramme OBNL

Savais-tu que la structure est un aspect primordial dans toute organisation? Que ce soit les grandes entreprises ou les organismes à but non lucratif (OBNL), tous ont recours à un organigramme efficace pour la multiplicité des tâches requises à leurs fonctions.

L’organigramme est une représentation schématique des liens de ton organisation, soit fonctionnels, organisationnels et hiérarchiques. Il permet d’offrir une vue d’ensemble de la répartition des postes et fonctions et de visualiser les différentes relations entre les membres de l’équipe et de gestion. En résumé, cela aide à structurer le travail pour ne pas le doubler ou en laisser tomber et que chaque employé.e connaisse ses responsabilités et se sente à l’aise dans son poste.

Si la structure est hiérarchique, il est plutôt simple de savoir à qui parler en cas de problème. Dans le cas où la structure est moins hiérarchique ou pas du tout, il faut savoir à qui s’adresser et qui sont les collègues qui peuvent t’aider. Comme dans tout, il y a des avantages et des choses à ne pas oublier lorsqu’on parle d’organigrammes.

Avantages

  • Permettre la visualisation des structures
  • Constituer un cadre de référence pour l’organisme
  • Clarifier les liens de travail à l’interne pour les collaborateurs.trices et à l’externe pour les client.e.s et fournisseurs
  • Aider à développer et à concevoir la structure de l’organisme pour atteindre des objectifs
  • Guider les employé.e.s à connaître leurs responsabilités
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À se rappeler

  • L’organigramme est une figure graphique qui est statique alors que l’organisme est une structure en mouvement
  • Il faut le revoir de manière périodique pour s’assurer qu’il évolue
  • Il doit être considéré comme une référence et non comme la seule référence
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Un organigramme est la base pour définir la structure de l’organisation. Toutefois, il en existe plusieurs types qui sont adaptés à tes besoins. Lequel prendre en considération? En dehors du modèle hiérarchique, voici trois modèles d’organigrammes très pratiques et simples à utiliser pour obtenir une première vue d’ensemble :

  1. Structure matricielle (par projet)
  2. Structure verticale (fonctionnelle)
  3. Structure horizontale (participative)

1) Structure matricielle (par projet)

Cet organigramme organise les activités et projets par croisement de spécialisations. Elle permet de visualiser les employé.e.s de manière verticale et hiérarchique. Cependant, les projets sont traités de manière horizontale, donc tous les membres du projet en question en sont co-responsables.

Cette structure est adaptée à tous les organismes qui travaillent en mode projet et qui souhaitent que les différentes personnes de l’organisation collaborent davantage entre elles. Cette méthode permet de faire sortir les employé.e.s du simple cadre hiérarchique.

Avantages :

  • Développement de nouveaux projets avec des expertises de différents domaines
  • Diffusion de connaissances
  • Partage des expériences 

Inconvénients :

  • Risque de conflits et  problèmes de communication à même les projets entre les employé.e.s (ex.: certaines personnes qui ne font pas leurs tâches dans les délais)
  • Sans unité de commandement dans une équipe de projet: il peut être parfois difficile d’arriver à un compromis

Le cadre permet de visualiser que, dans chaque projet, il y a un membre de chaque fonction qui y est attitré.  Un service peut être constitué d’une seule personne; exemple: Communication, Paie ou RH.

2) Structure verticale (fonctionnelle)

Cet organigramme est structuré selon les différentes fonctions au sein de l’organisation. Pour les employé.e.s, cela leur permet de ne pas être sous la responsabilité d’un.e seul.e responsable. Néanmoins, cette structure peut engendrer des conflits de communication ou de gestions des tâches. En effet, un.e employé.e qui reçoit plusieurs directives de plusieurs responsables peut avoir des difficultés à bien gérer son horaire et la priorité des tâches.

Avantages :

  • Diversité des conseils des spécialistes
  • Meilleure qualité d’exécution des tâches
  • Productivité plus importante

Inconvénients :

  • Risque de conflits quand une personne travaille sous plusieurs responsables de différentes fonctions
  • Manque de traçabilité des erreurs

Il y a un.e responsable pour chaque fonction (A, B, C), mais les employé.e.s peuvent avoir plus d’un.e responsable selon leur domaine. Les deux couleurs représentent deux employé.e.s sous deux responsables chacun.e.

3) Structure horizontale (participative)

La structure horizontale plaît particulièrement aux organismes qui ont peu de personnel. Elle repose sur des processus coopératifs et non sur le côté hiérarchique que tu peux connaître. C’est une approche plus humaine, basée sur la communication entre les membres de l’organisation. Les employé.e.s sont plus enclin.e.s à s’épanouir par l’échange (exemples: idées, connaissances, compétences). Tous les employé.e.s sont à la même hauteur. Tout le monde se sent sur un même pied d’égalité et l’ambiance est plus harmonieuse dans l’organisme.

Avantages :

  • Permettre les échanges et l’harmonie de groupe
  • Responsabilisation des équipes – prise de décisions par elles-mêmes
  • Augmenter l’autonomie des employé.e.s

Inconvénients :

  • Manque de leadership clair; il est important de prévoir à l’avance qui peut trancher une décision
Voici quelques organigrammes qui peuvent être utilisés dans ton organisme en fonction de tes besoins. Tu peux aussi en créer un sur mesure ou repenser la façon de présenter visuellement l’organigramme pour avoir une meilleure adhésion des membres de l’organisation. Il est important de s’assurer que l’organigramme est toujours à jour, que ce soit par rapport aux projets ou aux employé.e.s. Cela te permettra de bien structurer et organiser les différentes tâches et que tes employé.e.s puissent être sur la même longueur d’onde. Plus les membres de l’organisation sauront ce qu’on attend d’eux au quotidien, plus ils pourront se rendre utiles.